Einführung der verpflichtenden E-Rechnung und ihre Auswirkungen
Liebe Mandanten,
wir möchten Sie über eine bedeutende Neuerung informieren, die in den kommenden Monaten auf Unternehmen in Deutschland zukommt: die verpflichtende Einführung der E-Rechnung im B2B-Bereich. Diese Regelung bringt weitreichende Änderungen für die Rechnungsstellung mit sich und betrifft alle Unternehmen, die Rechnungen an Geschäftskunden innerhalb der EU ausstellen.
Ab dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in der Lage sein, Rechnungen in elektronischer Form zu empfangen. Der Versand von PDF- oder Papierrechnungen ist dann nur noch mit der ausdrücklichen Zustimmung des Rechnungsempfängers gestattet. Dies gilt nicht, insoweit die Rechnungsempfänger Privatpersonen sind.
Hintergrund der neuen Regelung
Die E-Rechnung wird schrittweise eingeführt, um den Rechnungsprozess zu digitalisieren und effizienter zu gestalten. Ziel ist es, die Transparenz und Nachvollziehbarkeit von Transaktionen zu erhöhen und Steuerbetrug einzudämmen. Die Umstellung betrifft alle Unternehmen, die nach dem Umsatzsteuergesetz als Unternehmer anzusehen sind. D. h. Sie sind auch umsatzsteuerlich Unternehmer, wenn Sie Vermieter von Immobilien sind.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist eine elektronische Rechnung, die in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format (= XML-Datei) erstellt und übertragen wird. Ein einfaches PDF-Dokument ohne strukturierte Daten erfüllt diese Anforderung nicht und gilt daher nicht als E-Rechnung im Sinne der neuen Regelungen.
Was bedeutet das für Sie?
- Umstellung der Buchhaltungsprozesse: Rechnungen müssen in einem vorgeschriebenen Format erstellt und digital übertragen werden. Unternehmen müssen ihre Buchhaltungssoftware gegebenenfalls anpassen oder aktualisieren, um die neuen Anforderungen zu erfüllen.
- Anpassung der internen Systeme: Um sicherzustellen, dass alle Rechnungen im richtigen Format versendet werden, kann es notwendig sein, Ihre ERP- oder Finanzsysteme anzupassen.
- Kosten und Ressourcen: Die Umstellung auf die E-Rechnung kann zu zusätzlichen Kosten für Software-Updates, IT-Dienstleistungen oder Schulungen führen. Es ist wichtig, dies bei der Planung Ihrer Ressourcen zu berücksichtigen.
- Fristen und Sanktionen: Es ist von entscheidender Bedeutung, die gesetzlichen Fristen einzuhalten, um Bußgelder und andere Sanktionen zu vermeiden. Ein Verstoß gegen die Vorschriften kann zu empfindlichen Strafen führen. Zudem dürfen Empfänger, die Unternehmer sind, keinen Vorsteuerabzug geltend machen.
Wichtige Ergänzungen zur E-Rechnungspflicht:
Die Pflicht zur E-Rechnung entfällt für Rechnungen mit Beträgen unter 250 €. Fahrausweise sind ebenfalls von der Regelung ausgenommen.
Damit Sie E-Rechnungen rechtssicher empfangen und verwalten können, empfehlen wir Ihnen, ein separates E-Mail-Postfach einzurichten. Dieses Postfach sollte möglichst kreativ und einzigartig benannt sein, um das Risiko von Spam und Phishing zu reduzieren (vermeiden Sie allgemeine Namen wie „E-Rechnungen@…“).
Die empfangenen E-Rechnungen müssen revisionssicher abgespeichert werden, damit sie den gesetzlichen Anforderungen entsprechen.
Beachten Sie, dass diese Umstellung auf die E-Rechnungspflicht in den kommenden Jahren schrittweise erfolgt. Wir empfehlen Ihnen daher, frühzeitig Maßnahmen zu ergreifen und sich auf diese Entwicklung vorzubereiten.
Die Softwarelösungen von DATEV unterstützen Sie bei der Umstellung und machen die Prozesse einfacher und effizienter. Weitere Details zu den Kosten finden Sie in der beigefügten Übersicht.
Wichtiger Hinweis für Rechnungen der GHM-Steuerkanzlei
Auch wir werden künftig Rechnungen ausschließlich im E-Rechnungsformat versenden. Bitte stellen Sie sicher, dass Sie technisch darauf vorbereitet sind, unsere Rechnungen im vorgeschriebenen Format zu empfangen und zu verarbeiten.
Damit Sie unsere E-Rechnungen schon in 2025 empfangen können, teilen Sie uns bitte zeitnah die Mail-Adresse Ihres E-Mail-Postfachs mit, welches Sie für den E-Rechnungsempfang vorgesehen haben.
Falls Sie Fragen zur Umsetzung haben oder Unterstützung benötigen, stehen wir Ihnen selbstverständlich zur Verfügung.
Mit besten Grüßen
Dr. Peter Happe
Steuerberater